Les règles de calcul de l’effectif sont très encadrées et particulièrement complexes. Elles peuvent devenir un sujet très sensible lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral avec les syndicats représentatifs. C’est notamment le cas lorsque l’entreprise se rapproche d’une situation de franchissement de seuil d’effectif. Par ailleurs, un décompte imprécis peut entraîner, dans le pire des cas, l’annulation de l’ensemble du processus électoral. Dès lors, il convient de se montrer particulièrement vigilant sur cet exercice délicat.
Cette étape importante va permettre de répondre à deux questions :
- Quel est le nombre de sièges à pourvoir ?
- Quelles sont les attributions & les règles de fonctionnement de mon CSE ?
Questions sensibles liées au décompte de l’effectif ?
Nous avons pu identifier par notre pratique que les principales interrogations portent sur les points suivants :
Mise en place d’un CSE
Elle devient obligatoire lorsque les effectifs atteignent 11 salariés pendant 12 mois consécutifs. Ici le calcul s’effectuera sur la moyenne des 12 mois précédant la réalisation du décompte. Pour un effectif compris entre 11 et 24 salariés (ETP), il faudra élire 1 titulaire et 1 suppléant dans le cadre d’un collège unique. Ce « petit CSE » fonctionnera sans budget sur la base d’une réunion mensuelle relative à la présentation des réclamations individuelles et collectives des salariés. L’employeur devra y apporter des réponses écrites et motivées à consigner dans un registre. Par ailleurs, le CSE devra être informé et consulté ponctuellement dans certaines situations (congés payés, inaptitude avec proposition de reclassement, dénonciation d’usages, mise à jour du DUERP etc.).
Renouvellement du CSE
Ici le calcul sera réalisé en une seule fois selon l’effectif théorique projeté à la date du 1er tour de scrutin. Cette règle peut poser problème car il n’est pas simple de déterminer un effectif à une date ultérieure. Lors de la négociation du PAP , les syndicats représentatifs se montreront particulièrement vigilants sur ce point en particulier dans l’hypothèse où l’entreprise fleurte avec un franchissement de seuil.
Variations d’effectif
En cas de variations importantes de l’effectif, la Cour de Cassation a précisé que l’effectif théorique devait quand même être apprécié au regard de l’effectif habituel de l’entreprise au cours des 12 mois de l’année civile précédant l’élection.
Franchissement du seuil de 50 salariés
Le franchissement du seuil de 50 salariés est certainement l’étape la plus lourde à appréhender car il déclenche la mise en place de plus de 30 obligations impliquant un véritable chantier RH. Ce chantier se traduira notamment par :
- l’élection de 4 titulaires et 4 suppléants (tranche de 50 à 74 salariés ETP) à répartir dans deux collèges,
- l’attribution de budgets au CSE,
- la gestion des œuvres sociales par le CSE,
- une compétence générale sur la bonne marche de l’entreprise,
- des informations consultations récurrentes sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière, la politique sociale et l’emploi,
- la mise en place d’une BDESE,
- l’adoption d’un règlement intérieur pour le CSE,
- la désignation d’un secrétaire et d’un trésorier ;
- des règles de fonctionnement très différentes.
Précisons toutefois que le code du travail prévoit un délai supplémentaire de 12 mois pour doter le CSE de l’intégralité de ses attributions.
Franchissement du seuil de 300 salariés
A défaut d’accord, le seuil de 300 salariés implique l’élection de 11 titulaires et 11 suppléants. Il va également entrainer la mise en place de différentes commissions au sein du CSE :
- Commission santé, sécurité et condition de travail
- Commission formation
- Commission égalité professionnelle
- Commission logement
A cela, se rajoutent des obligations supplémentaires concernant la BDESE. A défaut d’accord, l’employeur devra réunir le CSE chaque mois.
Bon à savoir :
- La signature du protocole d’accord à l’unanimité des syndicats représentatifs permet de modifier le nombre de collèges.
- Dans le cadre de la négociation du PAP, les syndicats présents sont en droit de demander à l’employeur des éléments justificatifs sur les modalités de calcul de l’effectif.
Sortez votre calculatrice…et mettez-vous en apnée !
Le décompte de l’effectif impose l’utilisation d’une unité de mesure particulière : « l’équivalent temps plein » (ETP). Un ETP correspond à un salarié travaillant à temps plein, soit 35 heures par semaine.
Comme nous l’avons vu, les règles applicables au décompte de l’effectif différeront entre la mise en place d’un CSE, ou lors du renouvellement du CSE. Il faut également tenir compte de la nature du contrat de travail du salarié (CDD ou CDI), du nombre d’heures travaillées inscrites au contrat (temps partiel ou temps complet).
Salariés à prendre en compte et salariés à exclure
Salariés à prendre en compte :
- Contrat à durée Indéterminée (CDI) ;
- Contrat à durée Déterminée (CDD) ;
- Salariés mis à disposition (si ancienneté ≥1 an)
- Salariés temporaires
- Salariés à temps partiel
Bon à savoir :
- Depuis 2019, les CUI CAE et CUI CIE sont à prendre en compte dans les calculs ETP.
- Doivent être pris en compte les salariés dont le contrat de travail est suspendu (maladie, maternité, formation, CP, congé parental d’éducation …).
Salariés à exclure :
- Les salariés mis à disposition et les CDD qui remplacent un salarié absent ;
- Mandataires et dirigeants sociaux non titulaires d’un contrat d’un contrat de travail ;
- Apprentis et contrats de professionnalisation ;
- Stagiaires.
Pas d’arrondi : lorsque le calcul aboutit à un nombre décimal le nombre n’est pas arrondi à l’entier supérieur.
Afin de pouvoir procéder au décompte de l’effectif il convient de dissocier deux situations :
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Le décompte des salariés permanents à temps partiel
Pour les salariés à temps partiel c’est la durée du travail qui permet de déterminer leurs ETP.
Il suffit dans cette situation de diviser la somme totale des horaires inscrits au contrat de travail par la durée légale du travail.
Exemple :
Une entreprise pratique l’horaire légal de 35 heures par semaine et emploie :
- 5 salariés à 25 heures ;
- 3 salariés à 28 heures ;
- 8 salariés à 32 heures.
Pour calculer le nombre d’ETP représenté par ces salariés, il conviendra d’appliquer la formule suivante : ((5*25)+(3*28)+(8*32))/35 = 13.29 ETP
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Le décompte des salariés non permanents
Pour ces salariés il convient de les prendre en compte dans l’effectif de l’entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des 12 mois précédents, et ce même si leur contrat de travail s’est terminé avant les élections.
Le ministère du travail préconise de proratiser le temps de travail par mois travaillé.
Les salariés non permanents à temps partiel nécessitent de combiner les deux règles.
Exemple :
Une entreprise emploi entre le 31 janvier 2022 et le 1er Février 2023 :
- 4 salariés en CDD de 5 mois, de février à juin ;
- 2 salariés en CDD de 2 mois de février à mars ;
- 1 salarié en CDD 24 heures de 3 mois, de février à avril.
Pour calculer le nombre d’ETP représenté par ces salariés au mois de mars 2022 il conviendra d’appliquer la formule suivante : ((4*5) +(2*2) +(1*(24/35) *3)) /12 = 2.17 ETP
En définitive, une opération sensible
Cet article aborde les principales règles applicables au décompte de l’effectif et ne saurait être considéré comme exhaustif. Vous l’aurez compris, le décompte de l’effectif est une opération sensible avec de réels enjeux pouvant aller jusqu’à l’annulation des élections. Il est donc important d’être d’une précision sans faille. Pour vous aider, nos experts vous accompagnent tout au long du processus électoral dans le respect des normes applicables en la matière.
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Bien à vous,
Article co-rédigé par Frédéric Bertucci et Hugo Massard, juristes en droit du travail.
Références :
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000036481896/